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La période de fin d'année est propice aux négociations Clients/Fournisseurs. Lors de ses discussions, des négociations autour des remises de fin d'année (RFA) peuvent permettre de gagner quelques points de remises supplémentaires.
Le principe de la RFA est communément calculé sur la base d'un volume d'achat sur une période donnée. La RFA permet l'ajustement de tarifs négociés à l'avance sur les bases de volumes réels d'achats non connus lors de la signature d'un contrat.
La remise de fin d'année est une "arme" de négociation intéressante lors de discussions avec un nouveau fournisseur. Surtout lorsque celui-ci ne semble pas convaincu par les volumes d'achats annoncés. C'est aussi un bon moyen de bénéficier d'une baisse supplémentaire des prix post négociations.
Les Remises de fin d'année ne doivent pas être considérées comme une problématique administrative supplémentaire. Les RFA sont une stratégie à part entière. Celles-ci sont une occasion de se voir restituer des sommes pouvant être très importantes, à condition d'avoir été vigilant lors de l'élaboration des contrats signés.
Comme vu précédemment, Les Remises de Fin d'Année se négocient lorsque le volume consommé n’est difficilement estimable. À ce titre, La RFA ne peut donc pas s'appliquer aux achats récurrents. Ne cherchez pas à imposer à vos fournisseurs des RFA sur des catégories d'achats ou la visibilité est "bonne". Vous risquez d'entrer dans des négociations longues et inutiles. Jouez plutôt la carte de la remise immédiate. Il ne s'agit pas compliquer une vie administrative déjà bien encombrée de règles pour quelques euros.
Avant toute négociation, sachez ou vous voulez aller et faites un point exhaustif avec vos acheteurs sur les volumes de consommation attendus et calculez ainsi les RFA espérées.
La négociation des RFA doit s'inscrire dans une stratégie d'entreprise : celles-ci ne sont versées qu'en fin d'une ou plusieurs périodes définies et cela peut ne pas correspondre à la stratégie financière de l'entreprise. La direction des achats doit donc travailler en collaboration avec la direction générale et la direction financière pour s'assurer que les remises de fin d'année seront bien intégrées comptablement.
Vos Remises de Fin d'Année négociées, il s'agit à présent de les inscrire contractuellement dans vos process de collaboration avec vos fournisseurs. Celles-ci doivent obligatoirement être inscrites dans un contrat. Selon l'article L. 441-7 du code de commerce, il ne peut y avoir RFA s'il n'y a pas de document contractuel entre les parties visant à indiquer explicitement que les remises de fin d'année doivent être prévues par une convention écrite conclue entre le fournisseur et le donneur d'ordres précisant les obligations auxquelles les parties se sont engagées.
Afin de sécuriser au maximum cet accord, il est impératif de déterminer dans un premier temps et au plus juste, la période qui concerne lesdites remises, en inscrivant précisément sa période de début et de fin. En effet, ayez à l'esprit que les remises rétroactives sont considérées comme illégales.
Dans un second temps, il s'agit de détailler les conditions des remises :
Pour définir au mieux ces différents points, il est important pour vous de travailler à une estimation fiable pour être certain de profiter au plus juste de l'estimation faite. Basez vos estimations sur une période de consommation d'au moins 3 années. La moyenne ainsi obtenue permet de créer des paliers fiables. Ne soyez pas trop ambitieux ni trop optimiste. Si tout ne peut être prévisible, ajouter dans votre contrat la possibilité de réviser les principes définis en cours d'année.
Attention, ne jouez pas la "carte" de la remise remise inconditionnelle ou l'avance sur des ristournes conditionnelles. En effet, les RFA doivent correspondre à des consommations réelles et se déclencher à partir d'un certain montant de consommation atteint.
Il est aussi possible de verser des RFA lorsque le donneur d'ordres rend des services à son fournisseur. Il peut s'agir de publicité pour les produits du fournisseur sur le lieu de vente du distributeur ou dans son catalogue. Attention cependant, ces services doivent être justifiés, effectifs et être à la hauteur de la remise : il ne faut pas dire avoir mis en place des services si ce n'est pas le cas ou s'ils sont mineurs". Les donneurs d'ordres doivent garder une trace des services rendus, car l'administration peut procéder à des vérifications.
La gestion optimale de vos RFA passe par l'exploitation au plus juste de vos données historiques et comportement achat de votre entreprise. Un système d'information Achat performant vous fera gagner du temps et sécurisera vos prévisions.
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Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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