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Différentes méthodes sont efficaces pour réduire les coût d'Achats de l’entreprise. Celles-ci sont applicables aussi bien pour les Petites Entreprises (10 à 49 salariés) que pour les Moyennes (50 à 499 salariés). Ces différents leviers à l’achat peuvent s’utiliser seuls, ou être combinés avec d’autres.
Lorsque cela n'a pas encore été mis en oeuvre, la priorité pour les petites et les moyennes entreprises est de centraliser ses Achats. Centraliser tous ses achats auprès d’un interlocuteur unique permet de diminuer le processus des achats dits "sauvages", l'interlocuteur étant entièrement dédié aux achats. L’objectif de la globalisation des achats est d’accroitre la masse d'achats réalisés afin de tirer parti d'économies d’échelles possibles. Ainsi, il est facile d’obtenir des baisses de prix en contrepartie de l’effet de volume créé par le regroupement.
De plus, la centralisation des Achats aboutie en premier lieu à la réduction du nombre de fournisseurs. Cette réduction présente de nombreux avantages, car elle permet de commander des volumes plus importants auprès des fournisseurs retenus, de faciliter la négociation et d'obtenir des remises dégressives plus importantes. La globalisation permet de fait, de par le regroupement de l'activité Achats de diminuer le nombre de commandes et de factures avec à la clé une réduction du coût moyen de passation de commande.
Outre les économies d’échelles réalisées par un volume d’achats plus élevé ainsi qu’une meilleure répartition des coûts fixes, les entreprises peuvent compter sur l’effet d’expérience des quantités produites. En effet, plus un fournisseur fabrique de pièces, plus il les maitrise, et plus il est compétitif. Un doublement de l’expérience cumulée s’accompagne d’une réduction des coûts de 15% à 20%. Le seul danger de la globalisation est de devenir trop dépendant de ses premiers fournisseurs, surtout s’ils détiennent un savoir spécifique ou technologique.
Les achats s'identifient selon 3 catégories. Les classes A, B et C sont hiérarchisées par ordre d’importance. Les achats de classe C, communément considérés comme les moins stratégiques sont pourtant le "graal" d’économies insoupçonnées.
Stratégiques, les achats de classe A entrent dans le processus de production de l’entreprise. Matière première, ils sont aujourd’hui entièrement optimisés et sous le contrôle des Directions des Achats car ils représentent en moyenne 75 % du volume d’achats des entreprises. On les appelle également achats stratégiques, achats directs, achats de production…
Situés entre deux catégories, les achats de classe B sont à la fois stratégiques et ont la particularité d'être récurrents sans pour autant entrer dans le processus de production. Matériel informatique, Voyages d’entreprise, flotte de véhicules… A contrario des achats de la classe A, ils sont en général la chasse gardée des Directions des Achats et représentent en moyenne 20 % du volume d’achat des entreprises.
Véritable mine d'or d'économies, les Achats de Classe C ont tout intérêt à être, mais en oeuvre dans le cadre des processus Achats structurés et maitrisés.
De multiples actions sont possibles pour réduire vos dépenses hors production en dehors de celle, radicale, qui consisterait à ne plus rien acheter ! Définir une stratégie, veiller à son exécution est une première pierre à cet édifice.
Mettre en place le système d'information permettant de réussir ses objectifs est aussi une composante essentielle pour construire une politique Achats, durable...
Non récurrents, les Achats de classe C sont non récurrents et non stratégiques. Ils sont cependant chronophages en organisation et en travail, car ils concernent une multitude de produits : petit équipement industriel, mobilier et fourniture de bureau, outillage, Équipement de Protection individuelle…
Achats ponctuels par excellence, ils sont peu prévisibles et disséminés dans l’ensemble des départements et l'organisation de l’entreprise.
Alors qu’ils ne représentent que 5 % du volume d’achat des entreprises et de faibles montants (la commande moyenne revient à moins de 500 € - Source l'Usine Nouvelle), ils regroupent la majorité des coûts indirects :
Mais ce qui fait des Achats de la Classe C un "fléau" pour les départements Achats, c'est qu’ils sont généralement réalisés en dehors de tout processus, occasionnant ainsi d’innombrables coûts cachés (livraison, rapprochement facture, service après-vente, erreurs et retours…).
L'intégration des Achats de Classe C dans le processus de l'organisation est indispensable à la maitrise de bout en bout de la chaine de commande et de dépense.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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