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La transformation des achats peut vous fournir un cadre pour transformer votre fonction d'approvisionnement d'un centre de coûts tactique en un centre de profit stratégique à valeur ajoutée.

Comme toutes les autres fonctions de back-office, les achats ont été axés sur le soutien des besoins fonctionnels et l'optimisation des domaines fonctionnels. Il peut s'agir d'un processus d'approvisionnement efficace ou d'une collaboration avec des fournisseurs pour assurer une livraison transparente des produits et services.

L'approvisionnement cherche constamment à augmenter la valeur ajoutée d'une organisation. Je suis sûr que vous conviendrez avec moi que la transformation des achats ne se fait pas du jour au lendemain.

Transformer les achats d'une organisation tactique à une organisation stratégique à valeur ajoutée nécessite un modèle de transformation des achats bien pensé et une exécution sans faille pour atteindre les objectifs énoncés.

En tant que responsable des achats, si vous cherchez à transformer les achats, les étapes mentionnées dans l'article vous aideront à démarrer votre parcours de transformation des achats.

La gestion de toute entreprise passe désormais par l'approvisionnement. Il ne s'agit plus seulement de réduire les coûts, mais selon l'industrie, l'approvisionnement est chargé de soutenir le développement de nouveaux produits, de gérer le risque fournisseur et l'approvisionnement durable. La première étape consiste à définir une stratégie de transformation des achats. Ici, nous répondons au « pourquoi » de la transformation des achats. Pourquoi est-il nécessaire et les facteurs qui l'influencent.

Le besoin de changement est motivé par l'évolution des attentes de la direction.

L'approvisionnement doit être équipé pour être un consultant pour les finances et les opérations et d'autres fonctions de la chaîne d'approvisionnement. De telles organisations nécessitent des approches, des compétences et des personnes différentes.

Alors, par où commencer votre stratégie d'approvisionnement ?

Commencez par interroger les principales parties prenantes pour comprendre la vision à long terme de l'entreprise et les attentes du service des achats. Certaines parties prenantes à qui vous devriez parler.

• PDG/COO - Vous pouvez parler au COO, ou si votre entreprise n'a pas de rôle de COO, parler au PDG de l'entreprise. L'objectif est de comprendre les principaux objectifs opérationnels à court et à long terme (5 ans) et les obstacles potentiels à leur réalisation. À partir de là, identifiez le rôle que l'approvisionnement peut jouer et les capacités que votre équipe doit développer pour répondre aux besoins opérationnels.

• CFO - Traditionnellement, lorsqu'il s'agit d'approvisionnement, les CFO ne se préoccupent que des économies de coûts. Ce n'est plus vrai. Les directeurs financiers veulent que les équipes d'approvisionnement comprennent mieux les dépenses, comprennent les tendances des flux de trésorerie et gèrent les objectifs de flux de trésorerie. Parlez à votre directeur financier et découvrez où vous pouvez ajouter de la valeur. Cette évaluation devrait guider la stratégie de transformation de votre service des achats.

Quels avantages pour la Transformation Des Achats ?

Une fois la stratégie établie, il est temps de définir clairement les bénéfices de la transformation des achats. Ceci est important pour deux raisons

Cela peut vous aider à obtenir l'adhésion de la direction au cours du processus de transformation, et cela peut également vous aider à définir une feuille de route de livraison claire.

Le modèle décompose les résultats de la transformation des achats en quatre domaines, ainsi que les ensembles de compétences supplémentaires que votre équipe peut acquérir grâce à la transformation.

Par exemple, des mesures financières peuvent réduire les coûts et les éviter.

La gestion des risques peut réduire les perturbations, de préférence avec des objectifs SMART. Si vous disposez d'une base de référence des perturbations précédentes de la chaîne d'approvisionnement, vous pouvez clairement décrire les avantages et comment une meilleure gestion des risques peut aider à réduire ces perturbations.

De plus en plus d'organisations d'achat ont désormais une meilleure compréhension de la valeur de l'amélioration de l'expérience client. C'est un moteur clé de nombreuses transformations des achats, en particulier lorsqu'il s'agit de susciter un changement de comportement ou de consolider les dépenses dans des catégories de dépenses indirectes.

Une meilleure expérience de l'utilisateur final/client conduit à un meilleur engagement des parties prenantes, et les équipes d'approvisionnement doivent prendre le temps d'articuler les avantages d'une meilleure expérience client.

Les chaînes d'approvisionnement peuvent grandement aider à obtenir un avantage concurrentiel, en particulier lorsqu'il s'agit de fabrication discrète. Par conséquent, vous devez comprendre les avantages que votre organisation peut retirer de vos efforts de transformation.

Évaluation des collaborateurs...Processus Et Technologie...

La troisième étape du processus consiste à évaluer l'état actuel et les lacunes qui existent dans divers domaines. L'atout le plus critique et le plus précieux. L'objectif de cette évaluation est de comprendre l'ensemble de compétences actuel et ce qui est nécessaire pour atteindre l'état final de la transformation des achats. Par exemple, l'objectif de la transformation des achats est d'aligner les achats sur les finances. L'exigence évidente pour cela est que votre équipe comprenne les termes financiers clés et sache parler le langage de la finance. Maintenant, ce serait formidable s'ils l'avaient déjà fait. Vous êtes déjà en avance. Si ce n'est pas le cas, vous voudrez peut-être identifier cela comme une lacune et suivre la formation nécessaire, etc. Combler le déficit de compétences.

Un autre exemple pourrait être le développement de capacités d'approvisionnement à faible coût, qui est un vide qui doit être comblé si personne dans votre équipe ne l'a fait.

L'étape suivante consiste à évaluer vos processus actuels et à déterminer s'ils correspondent à vos objectifs de transformation des achats.

Par exemple, si l'objectif d'une transformation des achats est d'améliorer l'expérience client, un processus qui nécessite cinq approbations pour acheter un ordinateur portable ne suffit pas.

Dans ce cas, votre objectif devrait être de simplifier le processus d'approbation. Ceci peut être réalisé en donnant aux individus plus de pouvoir d'approbation et en mettant en place de meilleurs contrôles pour prévenir les dépenses frauduleuses.

Concentrez-vous sur les changements de processus nécessaires pour atteindre vos objectifs de transformation des achats.

Enfin, les bonnes solutions technologiques peuvent aider à accélérer le parcours de transformation des achats. Commencez par documenter le rôle que la technologie jouera dans la transformation.

Par exemple, si votre objectif est de moderniser votre expérience d'utilisateur final, un ancien système ERP ne fonctionnera pas.

Vous devriez rechercher un fournisseur de technologie Procure to Pay qui offre une expérience d'achat semblable à celle du consommateur.

De même, si votre objectif est d'augmenter la transparence des dépenses, vous devez investir dans un bon outil de BI, à condition de disposer de données de dépenses précises et granulaires.

Périmètre De La Transformation Achats...

Vous avez accompli votre service et vos objectifs, et vous avez évalué les lacunes. Il est maintenant temps de définir clairement la portée de la transformation. Ceci est important pour deux raisons

• Tout d'abord, cela vous aide à définir clairement ce qui est couvert et combien de temps il faudra pour atteindre le périmètre défini.
• Deuxièmement, cela vous aidera à évaluer le coût d'une transformation des achats et à élaborer une analyse de rentabilisation afin que vous puissiez obtenir l'adhésion de la haute direction.

Son périmètre doit répondre à ces questions

• Que ferez-vous dans le cadre de votre transformation des achats ?
• Que ne feriez-vous pas dans le cadre d'une transformation des achats ?

Ces questions dépendent des objectifs et avantages définis dans les sections précédentes, tels que :

• Nous formerons nos ressources pour améliorer leurs compétences financières et d'analyse de données. Cela nécessitera une formation et une collaboration continue avec le service des finances.
• Nous moderniserons le processus d'approvisionnement en mettant en œuvre des outils d'approvisionnement de nouvelle génération. Cela nécessitera des investissements importants et un soutien de gestion pour la gestion du changement à l'échelle de l'entreprise.

Faire de la Technologie L'élément clé de votre Transformation des Achats !

De toute évidence, la technologie devrait être un élément clé de la transformation des achats, mais la technologie nécessite des investissements et du temps.

Par conséquent, il est important de prioriser les investissements technologiques. D'une manière générale, la technologie d'approvisionnement peut être divisée en technologie en amont et technologie en aval.

En fonction de vos objectifs de transformation des achats, vous pouvez prioriser le déploiement de la technologie. Par exemple :

• les outils d'analyse des dépenses peuvent vous aider à mieux comprendre les dépenses, mais n'amélioreront pas l'expérience d'achat de vos employés.
• Si votre objectif est de faire de votre organisation une organisation d'achat axée sur les données de classe mondiale, l'analyse des dépenses peut être un bon point de départ.

Énumérez vos objectifs et évaluez les éléments indispensables à la mise en place des technologies nécessaires pour atteindre et automatiser autant que possible. Plus le système est automatisé, plus les chances de réussite sont grandes.

Définir votre feuille de route.

Une fois que vous avez effectué tout le travail nécessaire pour transformer votre service des achats, vous devez créer une feuille de route indiquant le temps qu'il vous faudra pour atteindre les objectifs souhaités. Votre feuille de route d'approvisionnement doit couvrir des objectifs de transformation clairs

Vous obtiendrez des avantages évidents. Trouvez un moyen de quantifier les avantages de la transformation pour faciliter les ventes et le suivi. Dire simplement que nous voulons améliorer l'expérience client n'est pas un avantage.

Améliorer l'expérience client afin que nous puissions gérer plus de dépenses est un avantage. Vous pouvez générer des économies supplémentaires avec un levier de négociation supplémentaire, en quantifiant facilement les avantages d'une augmentation des dépenses de gestion.

Ressource

Votre feuille de route doit également couvrir les ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs. Cela comprend les ressources internes, les ressources externes et les investissements technologiques. Il est préférable de lancer une RFI pour évaluer le coût de la transformation des achats. Si tout se fait en interne, le coût pourrait simplement être l'effectif supplémentaire.

Délai

Votre feuille de route de transformation des achats doit également inclure un calendrier indiquant quand vous souhaitez atteindre ces jalons. Dans certains cas, il est difficile d'évaluer le calendrier avec plus de confiance, ce qui est bien pour le moment. Vous pouvez toujours affiner le calendrier plus tard une fois que vous êtes autorisé à aller de l'avant.

Obtenez l'adhésion de votre Direction !

Vous avez évidemment besoin d'un sponsor pour effectuer des conversions d'achat. Il s'agira très probablement du directeur financier ou du directeur de l'exploitation, selon l'endroit où l'organisation relève.

Selon la portée, la transformation des achats peut être coûteuse. Alors, prenez le temps de calculer le retour sur votre investissement proposé en termes de TRI (taux de rendement interne) et de VAN (valeur actuelle nette).

Le succès de l'approvisionnement dépend de l'engagement des parties prenantes. Plus l'engagement est bon, meilleures sont les chances de succès.

La portée de votre transformation des achats, bien que limitée à votre fonction, affecte l'ensemble de l'organisation. Obtenez donc l'adhésion non seulement de votre superviseur direct ou du directeur financier (si vous rapportez au directeur financier), mais également des principaux dirigeants ou de vos parties prenantes.

Si vous n'avez pas encore de comité consultatif sur l'approvisionnement, vous devriez en créer un. Le conseil consultatif devrait être composé de vos principales parties prenantes.

Vous devez vous assurer que le comité consultatif a à la fois des détracteurs et des partisans afin d'obtenir une rétroaction réelle sur la façon dont l'approvisionnement se déroule actuellement et sur la façon dont la transformation proposée affectera l'organisation.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez modifier la façon dont vous recherchez et payez les fournisseurs en mettant en œuvre un système d'approvisionnement au paiement.

Vos parties prenantes seront préoccupées par la perturbation que cela peut causer à la chaîne d'approvisionnement ou par la réaction des fournisseurs. Quelles que soient les préoccupations, dressez-en la liste, discutez-en et assurez-vous que vous et vos parties prenantes êtes d'accord sur un plan de match.

La transformation des achats est généralement une feuille de route de 3 à 5 ans pour augmenter la valeur des achats dans une organisation.

Bien fait, il peut apporter des avantages significatifs à votre organisation. Certains d'entre eux sont des coûts réduits, une expérience employé améliorée, un risque réduit pour la chaîne d'approvisionnement et une chaîne d'approvisionnement plus flexible pour répondre aux demandes changeantes des clients ?