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Quel que soient les organisations, fort est de constater que la digitalisation des processus est en marche, malgré des investissements importants. Faire face à la concurrence et tirer des gains de productivité pour une performance opérationnelle toujours plus forte est la mission de l’informatisation de la fonction Achats au travers du Procure-to-Pay.
La digitalisation de l’ensemble du processus Achats (Procure-to-Pay ou P2P), du passage d’une commande jusqu’au règlement de la facture est un levier d’efficacité pour les entreprises. Il permet d’optimiser la gestion financière et renforce l'efficacité de la Supply Chain.
Maximiser ses achats passe sans nul doute par des relations saines entre l'entreprise et ses fournisseurs. Cette lapalissade est d'autant plus vraie dès lors que votre entreprise est dépendante d'approvisionnements fréquents et d'un nombre de fournisseurs important.
Assurer la qualité et la pérennité de votre relation nécessite de mettre un oeuvre un système d’information structuré, sécurisé et fiable.
Les informations doivent être distribuées efficacement afin que chacune des étapes du processus d’Achats et de Supply Chain se déroule sans contrainte. Être alerté en temps réel de tous les flux est capital pour le département Supply Chain qui entretient un lien d’interdépendance avec les fournisseurs. Un système efficient est la garantie pour l'entreprise d'une réception de l'ensemble des livraisons dans les meilleurs délais aux meilleures conditions, tout en pilotant au plus juste ses couts.
Cela permet non seulement une meilleure gestion des stocks, mais aussi une optimisation des couts logistiques, et plus généralement d’acquérir de la visibilité sur l’ensemble des processus de la Supply Chain.
Un système d'information Procure to Pay représente des avantages financiers indéniables pour la Direction Financière, bien au-delà de la relation que vous pourrez développer avec vos fournisseurs.
Ainsi, une solution Procure to Pay répond à une exigence règlementaire toujours plus présente, autour de dématérialisation des factures. Simplifier le traitement des données, élaborer des prévisions de trésorerie sur les flux d’achats (réalisés ou en cours), contrôler les transactions financières et optimiser les délais de paiement des fournisseurs sont autant d'éléments clés de votre gestion d'entreprise.
De nombreux autres avantages peuvent être cités, opportunité de remise sur paiement anticipé, réduction des coûts de traitement des factures justifiée par leur dématérialisation, automatisation des processus chronophages (réduction des doublons au niveau des saisies manuelles) ou optimisation des reportings financiers et des clôtures comptables.
L'automatisation des processus est la principale clé du retour sur investissement d’une solution de Procure to Pay. Celle-ci offre à la fois, pour les plus performantes, une optimisation et une transparence des processus et de leur exécution sur la chaîne Achats et Logistique, une économie réellement mesurable sur les coûts et les temps de traitement tout en apportant une amélioration significative dans votre relation et la négociation auprès de vos fournisseurs.
Votre solution Procure to Pay vous offre de plus, l'automatisation et une visibilité 360° de votre collaboration avec les services internes à l'entreprise et un réel contrôle sur votre trésorerie. L'économie moyenne constatée sur les 12 mois qui suivent la mise en oeuvre d'une solution Procure to Payest de 50% sur les coûts de traitement et une amélioration significative de la performance dans la relation et les négociations auprès des fournisseurs.
Le contexte sanitaire que traversent les entreprises ces 8 derniers mois a poussé celles-ci à travailler sur leur performance, que celle-ci soit interne ou externe. Quelles que soient leurs tailles, les entreprises investissent massivement dans la digitalisation de leurs processus, pour l'informatisation de la fonction achats.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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