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Le Procure to Pay (P2P), a pour mission première de s'approvisionner en biens et services nécessaires à la production de prestations puis à procéder au paiement de la prestation acquise. Chaque entreprise de fabrication ou fournisseur de services doit exécuter ce cycle de manière le plus efficace possible et gérer ainsi de façon permanente son flux de trésorerie, créer un écosystème fournisseur flable et réaliser les bénéfices attendus.

Procure to Pay - Rigueur et hiérarchie de bout en bout.

• Le Procure to Pay nait de la planification des matériaux nécessaires (biens et services) conditionnés aux notions que sont délai, qualité et prix.

• L'entreprise prépare une liste de fournisseurs qui, selon elle, peuvent leur fournir les matériaux.

• L'entreprise demande à chacun des vendeurs de soumettre un devis, qui comprend le prix, les conditions de livraison, la qualité des matériaux et toute autre information dont ils ont besoin pour prendre leur décision. Cette étape pourrait également impliquer la négociation avec les fournisseurs de la meilleure offre.

• Une fois qu'un fournisseur a été choisi, les acheteurs créent un formulaire de demande d'achat qui comprend des informations telles que la description des biens et services, le numéro de compte du département, les signatures des responsables autorisés, les instructions de livraison et le devis du fournisseur autorisé.

• Un bon de commande formel est envoyé au vendeur pour fournir les marchandises avec des instructions quant aux conditions dans lesquelles ils doivent être fournis.

• Une fois que l'entreprise reçoit les marchandises du fournisseur, le service des achats prépare une entrée de marchandises. Il s'agit d'un document important qui peut être utilisé plus tard pour réconcilier si ce que le vendeur a livré était bien ce qu'il a demandé.

• La réception de marchandises est comparée au bon de commande pour valider si les deux correspondent. En cas de divergence, l'acheteur peut contacter le vendeur et déposer une réclamation. Des vérifications sont effectuées si les marchandises sont aptes à être utilisées ou non si la quantité correcte a été livrée si toutes les marchandises répondent aux spécifications commandées, et elles sont tarifées selon les termes du bon de commande. Si des marchandises sont endommagées, les acheteurs devront contacter les vendeurs et demander un remplacement ou un remboursement.

• Une fois la vérification des marchandises effectuée, la facture de paiement est créée et les approbations nécessaires des chefs de projet sont obtenues.

• Lorsque l'entreprise effectue les paiements finaux au fournisseur, le cycle se termine.

Le Procure to Pay et impact commercial.

Le Procure to Pay a de facto un impact considérable sur l'entreprise, le processus étant réparti sur de nombreux départements et services qui englobent les Achats, la Production et la Comptabilité. Pour maitriser la chaine d'approvisionnement de bout en bout, l'entreprise a souvent comme premier réflexe, faute d'un système d'information capable de maitriser pleinement l'ensemble des processus, de mettre en place de nombreux freins, multiplication des autorisations inutiles, entrelacement interservices non productives...

Aujourd'hui encore, de nombreuses entreprises effectuent la gestion de leurs processus Achats manuellement, paperasse importante, multiplication des risques d'erreurs et retards de traitement étant quotidien de ce type d'organisations.

Le manque de communication et de cohésion entre différentes divisions, services et collaborateurs peut rendre la gestion des processus Procure to Pay défaillant (le service des achats peut passer des commandes à un prix supérieur au budget du service des finances, les factures peuvent être rédigées pour des marchandises qui ont été rejetées, des commandes peuvent être passées pour des produits et services non nécessaires, les temps de validation peuvent entrainer des retards de paiement...)

Le traitement manuel ou mal gérer informatiquement parlant du processus Procure to Pay peut s'avérer lourd et inefficace. Une telle situation peut avoir un impact négatif sur l'entreprise alors que de nombreuses entreprises trouvent maintenant des moyens logiciel de rationaliser le processus Procure to Pay.