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Déterminer le coût administratif des Achats est un élément de base de l'efficacité Achats. Il est à ce titre fortement conseiller d"intégrer au budget réalisé annuellement et mis à jour périodiquement, les couts d'achats. La rentabilité du service Achats sera démontrée si les budgets ne sont pas dépassés.
Ainsi, l'estimation d'un Coût Total d’Acquisition permet l'intégration des couts entrant dans l'acquisition d'un bien ou d’un service sur l’ensemble de son cycle de vie. À travers le TCO il est ainsi possible d’analyser le coût réel qu’implique l’achat d’un produit ou d’un service auprès d’un fournisseur, au-delà de son simple prix d’achat.
Il existe de nombreuses méthodes pour calculer le Coût Total d’Acquisition. Cependant l’ensemble de ces coûts, qu’ils soient directs ou indirects, peuvent être classés en huit catégories distinctes :
L’approche par TCO est la stratégie privilégiée par plus d’un tiers des Directions des Achats afin de créer de la valeur au sein de leur entreprise.
Le tarif relatif à l'acquisition d'un bien ou service ne peut être un référentiel satisfaisant pour la bonne mesure de la performance de ses achats.
En effet, ce prix peut varier sur la base de conditions non maitrisées en raison de multiples facteurs (disponibilité, pressions de la demande...). A ce titre, aucun service Achats ne peut véritablement contrôler ce prix.
L'optimisation de la gestion de la Commande et de la Facturation permet l’économie de couts administratifs importants. Ainsi, en digitalisant les achats, la validation des demandes d’achats peut être contrôlée au travers d'un système de validation de type workflow (avec validation par montant plafonné ou reposant sur un budget validé en amont avec surveillance au plus juste de la consommation d'un budget), les Commandes peuvent être transmises via un système normalisé d'échanges de Données informatisées (EDI), transmises directement au fournisseur ou par l’intermédiaire d’une place de marché.
Enfin, les factures sont quant à elles soit dématérialisées (factures papier scannées), soit nativement transmises au format électronique. Dans les deux cas, les factures sont transmises par EDI ou par PDF, avec ou sans signature électronique.
Les bénéfices que propose la e-facturation ne sont plus à démontrer. Celle-ci réduit de façon spectaculaire les couts de production et de traitement de celles-ci. Le coût moyen de gestion d’une e-facture sortante est de 5 euros, soit au minimum 3 euros de moins qu’une facture papier. Pour une facture entrante, l’économie est encore plus spectaculaire avec plus de 6 euros d’écart.
La fonction première d'un département Achats est de fournir au bon moment le bon produit ou service au coût le plus bas possible. C'est une approche simpliste, car celle-ci ne prend pas en compte différents éléments pouvant être liés à la stabilité des fournisseurs, aux problèmes de qualité des matériaux et aux remises accordées par les fournisseurs. De multiples éléments doivent être pris en compte afin d'assurer la pérennité des approvisionnements afin d'en assurer une bonne mesure :
Il n'existe pas de stratégie unique de mesure de la performance, mais il existe différents indicateurs permettant la mesure de points clés capables de vous aider dans l'évaluation de la performance de vos achats. Réduction des coûts, qualité des fournisseurs, mesures de livraison, rentabilité...
L'importance de ces indicateurs n'est pas uniforme et dépend à la fois du secteur d'activité et de l'organisation de l'entreprise. De plus, ces mêmes indicateurs seront amenés à évoluer dans le temps et devront faire l'objet de réévaluation périodique afin de refléter au plus juste les variations d'activités et le contexte général dans lequel évolue l'entreprise.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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