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8 étapes clés pour défendre votre budget…en période difficile - Négocier son prévisionnel et obtenir l’ensemble des ressources dont votre organisation aura besoin l'an prochain reste un exercice toujours incertain, quelle que soit la période. Quels arguments mettre en avant ? Quelles sont les erreurs à éviter ?
Élaborer un budget signifie souvent de résoudre la " quadrature du cercle". Parce qu'en ces temps de disette budgétaire, il vous est souvent demandé de réduire ses dépenses tout en maintenant efficacité et agilité. Ainsi, en anticipant bien en amont cet exercice périlleux, vous prenez une sérieuse avance pour concrétiser les arguments clés nécessaires à la défense de votre projet. Pensez qu’il vous faudra faire entendre la voix du terrain, face à une hiérarchie à la vision embrumée par le manque de concret.
Ainsi, vos différentes propositions se doivent de rester le plus possible en cohérence avec la stratégie de l'entreprise, tout du moins sur les 12 prochains mois. Rien ne vous empêche cependant de poser les premières pierres d’une évolution souhaitée à 24/36 Mois. Si votre direction générale n’a pas diffusé une lettre de cadrage sur les grandes lignes en termes d'investissements, de salaires, de frais généraux et l'évolution de chiffre d'affaires (CA), renseignez-vous auprès du contrôleur de gestion ou du directeur financier sur les grandes tendances pour l’année.
Obtenez des précisions sur les objectifs attendus par votre entité : Croissance de 20% du CA par une nouvelle gamme de produits ou services, diminution de 10 % des impayés, implantation de nouveaux outils informatiques…
Construire votre futur budget en vous appuyant sur l’exercice précédent et ajuster quelques chiffres de droite ou de gauche n’est pas la méthode à suivre. N’oubliez pas : Objectifs = Moyens ! Pensez à l’avenir et à ses conséquences lors de votre chiffrage.
Pour exemple, vous êtes Directeur Marketing et avez des objectifs sur un nouveau territoire. Votre dépense N-1 a été de 5M€ et votre ambition est d’obtenir une augmentation de 10% pour ce nouvel exercice. Difficile, voir impossible, pour vous d’afficher une demande de 5,5M€. En adoptant une approche moins globale et en décortiquant l’année précédente, vous trouvez les arguments décisifs pour faire passer votre demande. « L'année passée, nous avons réalisé diverses opérations qui ont eu pour conséquence d’augmenter notre chiffre d’affaires de X%. Aujourd’hui, 500K€ de plus nous permettrait d’augmenter de XX% notre taux de pénétration sur le marché et de fragiliser la concurrence… »
Moyen imparable pour justifier vos besoins, vous rassurez, de plus, votre hiérarchie…
Quel que soit le sérieux de vos prévisions, vous ne serez pas à l'abri de fluctuations. Anticipez les dérives possibles afin de ne pas réagir au coup par coup. Expliquez les incidences « matières premières ou évènements exceptionnels » pouvant avoir un impact significatif sur le suivi de votre budget.
De la même manière, anticipez des évolutions possibles de règlementations pouvant avoir une incidence sur les ventes d’une gamme de produits. Mieux encore, imaginez les solutions et ses surcoûts…
Fil rouge de votre argumentaire, c’est l’occasion de démontrer en quoi votre plan d’actions permettra de faire des profits, transformant vos dépenses en ressources. Vous êtes une entreprise de transport et souhaitez mettre en œuvre un programme d'éco conduite, avec le risque de voir exploser votre budget formation ? En listant les avantages liés à votre initiative vous ferez plus facilement passer celle-ci (une économie de 20 à 30% de gasoil, une baisse des accidents, une diminution des coûts d'assurance, une image d'employeur responsable…).
Évitez la création de deux scénarios, votre Manager sera souvent enclin à privilégier le moins couteux. Par contre, rien ne vous empêche de travailler sur des nuances par petites touches.
Exemple : privilégiez une succession de campagnes marketing à une campagne unique, réaménager des locaux plutôt que d’agrandir un site,…Si le périmètre de votre entreprise change, pensez-y afin d’éviter de vous retrouver piégé par vos propres engagements….
Son objectif est de faire partager vos vues à la direction et de rentre tout aussi responsable des conséquences de ses décisions. Faire plus avec moins demande des sacrifices. Seul un document structuré reprenant vos objectifs, le context, les différentes hypothèses et les risques, seront indispensables le jour "J".
Sortez du Budget « Dossier Bloc & Crayon de Bois ». Pas facile de mettre en œuvre tout ou partie de ces conseils sans un process de collecte, de traitement, d’adaptation et de mise en forme du processus budgétaire. Cela fait plusieurs années que cette période de l’année cannibalise 2 à 3 mois de votre exercice fiscal ? Si votre périmètre a changé et que les reporting périodiques deviennent irréalisables (extractions comptables interminables, feuilles Excel qui explosent, chiffres non réconciliables,…), suivez les 8 points énoncés ci-avant pour faire investir votre direction générale dans un véritable outil de gestion des budgets et engagements.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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