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Trop d'entreprises dans le monde utilisent encore des techniques obsolètes pour gérer leur cycle et leurs processus d'approvisionnement. Non seulement cela peut entraîner des perturbations opérationnelles, mais cela met votre croissance à long terme en danger. La bonne nouvelle est que les processus P2P ont considérablement évolué au cours des dernières années, éliminant les complexités et rationalisant le cycle d'approvisionnement de bout en bout.

Conseils pour une gestion efficace de l'approvisionnement au paiement.

Le flux du processus Procure To Pay peut sembler complexe, car il implique plusieurs parties prenantes, dépendances, règlementations de conformité et de nombreux flux de travail de gestion de documents. Cependant, il existe des moyens de rendre vos processus P2P plus rentables et rationalisés.

Créer un cadre systématique

Le processus P2P n'est pas aussi simple que d'acheter un ordinateur portable sur un site de commerce électronique. La meilleure façon d'avancer est de décomposer le flux de processus P2P et de standardiser chaque étape en cours de route. Ensuite, assurez-vous que toutes les personnes impliquées connaissent leurs responsabilités et comment et quand communiquées.

Mesurez votre efficacité

Assurez-vous de sélectionner et de suivre les indicateurs clés qui mesurent l'efficacité de vos processus P2P. Vous pouvez examiner des mesures telles que le niveau des stocks, le niveau du fonds de roulement, le nombre d'erreurs et d'inexactitudes, le temps de traitement, les heures de travail, les perturbations opérationnelles, les dépenses supplémentaires, entre autres.

S'efforcer d'établir de meilleures relations avec les fournisseurs

Les délais d'exécution lents pour les approbations et les retards de paiement rendent souvent difficile une relation harmonieuse avec vos fournisseurs. Cela entraîne des désaccords, une visibilité limitée, des inexactitudes et des retards inattendus. En fin de compte, cela ralentira votre cycle P2P.

Déployez une puissante solution d'approvisionnement

Comme plusieurs parties prenantes sont impliquées dans le cycle de l'approvisionnement, vous voyez souvent chacune utiliser des outils et des techniques différents pour accomplir ses tâches. Cela rend difficile la capture, la compilation, l'analyse et l'audit des données et le suivi de l'état des tâches critiques.

Vous pouvez éliminer ces problématiques et rendre votre processus P2P transparent avec une solution de traitement P2P doté d'intégrations et de fonctionnalités d'automatisation. PhD Business Solutions propose une solution adaptée aux Moyennes et grandes entreprises, tous secteurs d'activités.

La Gestion des Achats est au coeur de la transformation digitale des entreprises. La dématérialisation des factures fournisseurs est souvent le fait déclencheur à un projet digital et les "order to cash" ou "procure to pay" ne cessent de se déclarer dans l'entreprise. L'occasion est ainsi donnée aux Achats et à la Finance de collaborer autour de projets digitaux communs puisqu'en relation directe avec les fournisseurs (relations et comptabilité).

L'intérêt d'une telle collaboration, avant même toute implémentation d'outil numérique, doit être de définir des process clairs, précis et partagés par tous. Ce qui est loin d'être facile tant les achats comportent de cas particuliers. Le maitre mot est alors : souplesse.

Projet procure to pay - Travailler sur le pédagogie.

Afin qu'un projet de "procure-to-pay" ne se transforme pas en échec, la direction des Achats doit être consciente des enjeux financiers et des inversement que représente un tel projet. De plus, la Direction financière doit faire preuve de pédagogie en amenant le Direction des Achats vers les éléments stratégiques (paiement des fournisseurs...) alors que bien souvent les Achats se focus sur l'amont de l'acte d'Achats (recherche de fournisseur, négociation...). De ce postulat, il devient nécessaire pour la DAF d'impliquer les DA en aval des processus et de former les équipes Achats à la culture du chiffre.

Afin de donner une fluidité toute naturelle aux processus DA/DAF, il est tout aussi nécessaire que la DAF comprenne les enjeux de la DA afin d'éviter la création de processus trop complexes ou trop rigides (accepter de prendre des risques pour permettre de sécuriser des approvisionnements, accepter de verser un plus gros acompte sur une affaire stratégique, de supprimer certaines clauses contractuelles que le vendeur refuse, tout simplement prendre un risque concernant le taux de change).

Dans un projet Procure to pay réussi, la DAF travaille de concert avec la DA pour faire sauter les blocages et aider à l'évaluation des risques. Les process construits autour d'un projet de "procure to pay" doivent donc être souples pour s'adapter aux situations particulières de chaque fournisseur, voire de chaque commande.

Projet procure to pay - Des chiffres et des lettres.

Attendre de la direction administrative et financière qu'elle aide la Direction des Achats à valoriser ses actions est légitime, car bien souvent, la contribution et la performance des Achats n'apparait pas dans le P&L Comment valoriser une négociation tarifaire si, parallèlement, la consommation de ce produit augmente ? Comment faire valoir que la hausse de prix constatée aurait été plus importante sans l'intervention des achats ? Dans de tels cas, la DAF peut clairement aider la DA à rendre lisible sa contribution. Cela implique que la DAF est consciente des problématiques achats et ne se focalise pas sur des problématiques court-termistes.

Post valorisation des gains Achats, il devient possible de travailler à la définition des objectifs de performance achats. L'enjeu est de réussir à ne pas se focaliser uniquement sur les gains financiers à court terme. Il devient possible de créer un binôme DAF/DA au service de la performance des achats - la finance apporte les chiffres et les Achats les lettres, c'est-à-dire les commentaires sur les actions à mener.

Une collaboration exigeante avec des échanges réguliers qui demande de prendre du temps pour ne pas passer à côté d'un gain de performance possible, les achats pouvant représenter 35 % à 90 % du chiffre d'affaires d'une entreprise.