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Trop d'entreprises dans le monde utilisent encore des techniques obsolètes pour gérer leur cycle et leurs processus d'approvisionnement au paiement. Non seulement cela peut entraîner des perturbations opérationnelles, mais cela met votre croissance à long terme en danger. La bonne nouvelle est que les processus P2P ont considérablement évolué au cours des dernières années, éliminant les complexités et rationalisant le cycle d'approvisionnement de bout en bout.
Cet article couvre tout ce que vous devez savoir pour acquérir une compréhension fondamentale de la gestion des processus d'approvisionnement au paiement.
Toutes les organisations ont besoin de matières premières et de services essentiels pour gérer efficacement leurs activités. Le P2P englobe l'ensemble des étapes impliquées dans l'approvisionnement des matériaux et services, de l'identification des besoins au paiement des fournisseurs.
En règle générale, le processus d'approvisionnement implique quatre parties prenantes clés : le service qui a émis la demande, le service des achats, les fournisseurs et le service des comptes fournisseurs (ou une agence externe en cas d' externalisation des comptes fournisseurs ).
Maintenant que vous avez une vue d'ensemble du processus de l'approvisionnement au paiement, décomposons-le davantage et explorons chaque étape du cycle de l'approvisionnement au paiement.
1. Identification des besoins
Les services ayant besoin de matières premières ou de services contacteront le service achats avec leur demande d'achat. Cette demande contiendra des spécifications telles que la quantité, la qualité, le calendrier, entre autres.
2. Générer les demandes d'Achats
Une fois les détails réglés, l'étape suivante consiste à capturer tous les détails de la commande dans votre logiciel de traitement de l'approvisionnement au paiement et à générer un formulaire de demande d'achat. Il sera ensuite envoyé au service achats.
3. Évaluer la demande
Le service achats analyse le formulaire, recherche les inexactitudes, les informations incomplètes, les limites budgétaires et les contraintes logistiques. Ensuite, ils approuveront ou rejetterons la demande.
4. Émettre le bon de commande
Une fois la demande approuvée, le service des achats sélectionnera un fournisseur approprié et créera un bon de commande dans son logiciel de traitement P2P. Cette commande est ensuite partagée avec toutes les parties prenantes concernées pour approbation finale et envoyée aux fournisseur(s)
5. Récupérez l'entrée de marchandises
Une fois que le fournisseur a livré l'expédition, l'équipe d'approvisionnement vérifiera son contenu et saisira la réception des marchandises dans le logiciel de traitement P2P. Une fois le processus de vérification terminé, ils décideront d'approuver ou de rejeter l'entrée de marchandises.
6. Vérifiez la facture
Si l'entrée de marchandises est approuvée, le fournisseur enverra une facture à votre service comptabilité fournisseurs. Cette facture fait l'objet d'un triple rapprochement avec la commande d'achat et l'entrée de marchandises. Il sera approuvé si les éléments et les valeurs correspondantes restent cohérents dans tous les domaines. Dans le cas contraire, il sera rejeté et renvoyé au fournisseur avec une note sur les inexactitudes.
7. Payer le vendeur
Enfin, le paiement sera remis au fournisseur par l'équipe de comptabilité fournisseurs lorsque la facture sera approuvée. Les termes du contrat dictent généralement le mode de paiement.
Ce processus en 7 étapes doit être suivi chaque fois qu'une nouvelle demande d'achat est soumise par un service d'une organisation.
Pourquoi Digitaliser votre processus Procure to Pay
Pour contrôler les dépenses, de nombreux dirigeants veulent de la transparence dans tous les aspects du processus financier et des recommandations basées sur les tendances et les données. C'est pourquoi un nombre croissant de directeurs financiers cherchent à moderniser les procédures de passation de marchés.
L'automatisation de la méthode "achat-paiement" ne signifie pas qu'il faille remplacer complètement le système ERP. Il s'agit de tirer parti des nouvelles technologies pour optimiser l'achat et le paiement des biens/services d'une organisation.
Le Procure to Pay pour Gagner du temps
L'automatisation de l'approvisionnement prend en charge les tâches manuelles qui consomment du temps, tel que l'impression, la numérisation, le classement et la saisie manuelle des données. En outre, les factures sont acheminées électroniquement pour approbation, ce qui évite aux collaborateurs de courir après les signataires. Dans ses conditions, plus de 85 % des factures sont payées sur la base de conditions connues et le service achats ne gère que les factures comportant des exceptions...
Le Procure to Pay pour Réduire ses dépenses
L'automatisation et la modernisation des processus Procure to Pay permettent à la direction générale de mieux comprendre les performances de l'entreprise. Elle permet de procéder à des achats avec des dépenses préapprouvées dans différentes catégories afin d'avoir un contrôle maitrisé des dépenses et pouvoir ainsi acheter des articles auprès de fournisseurs privilégiés pour éviter les dépenses inconsidérées.
Les détails sur les performances des fournisseurs sont facilement accessibles et les statistiques facilitent la maitrise des paiements anticipés ou les frais de retard. Tous ces détails permettent aux professionnels de la finance de négocier pour obtenir de meilleurs prix, d'empêcher les fournisseurs de surfacturer et de déployer de meilleures stratégies en matière de dépenses...
Le Procure to Pay pour Réduire les risques d'erreur
Outre les économies réalisées, le risque d'erreur est considérablement réduit. Dans les cas où la procédure est entièrement automatisée, l'erreur humaine est totalement éradiquée. Les cas d'erreur humaine dans le cadre d'un processus P2P traditionnel comprennent le paiement d'un montant incorrect, la duplication de factures, et bien plus encore...
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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