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Si la gestion des Achats centralisée est la plus répandue au sein des organisations, c'est surtout grâce à sa capacité à contrôler les dépenses qui doivent être approuvées au préalable par un service administratif et/ou achat. Mais c'est aussi une organisation qui a souvent perduré de par la faible numérisation des entreprises. Ainsi, la procédure dite "d'approbation" d'une dépense s’avère plus ou moins stricte, passant par une forme simple, se limitant à un ou deux échelons hiérarchiques et peu détaillés, à sa forme la plus rigide, concernant de nombreux intervenants et nécessitant un grand nombre d'informations, notamment en termes de ROI estimé et d’accord budgétaire.
De nombreux avantages sont à mettre au crédit d'une structure Achats centralisé :
De nombreuses entreprises ont aujourd'hui fait le choix d'une gestion des Achats de toutes natures totalement décentralisées. Il s’agira aussi des dépenses professionnelles que des notes de frais, pour lesquels les contrôles sont réduits dans toute la mesure du possible. La gestion décentralisée responsabilise les collaborateurs sur leurs objectifs business en leur donnant toute l’autonomie pour les réaliser.
Avec une réflexion en amont, une organisation formalisée, des outils informatiques performants que chaque collaborateur se sentira à l’aise. Formaliser et informer largement les collaborateurs et faire respecter les procédures sont les conditions d’une décentralisation efficace et rigoureuse.
Grâce aux cartes de paiement d’entreprise de nouvelles générations, il est possible de concilier souplesse et rigueur dans les achats. Chaque collaborateur dispose d’une carte de paiement sécurisée qu’il peut utiliser de manière autonome. Ces cartes de paiement sont utilisables avec des règles strictes, de montants, de calendrier et même de nature de dépense qui sont définis et gérés en temps réel.
Les managers et les comptables profitent alors d’une vue complète et en temps réel des dépenses, y compris les justificatifs. Facile pour eux de contrôler les bonnes imputations, les informations essentielles (code analytique, code affaires par exemple…).
La gestion centralisée de certains achats permet de négocier avec les fournisseurs. La gestion décentralisée des dépenses professionnelles et des notes de frais fait gagner du temps, de la réactivité, et développe davantage l’initiative personnelle et collective. Les nouvelles technologies de paiement permettent de concilier les deux modes d’organisation en apportant une souplesse maitrisée et en permettant un contrôle strict.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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