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Ce mal français du salarié qui doit être physiquement présent en entreprise pour être considéré comme productif aurait peut-être besoin d'outils facilitant l'accès aux données de l'entreprise ? La GED pour Gestion électronique de Documents est une formidable opportunité pour le Département Achats comme pour de nombreux autres services de l'entreprise...
Le COVID-19 a fait exploser le télétravail dans les secteurs d'activités qui le permettaient. Une "nouvelle" pratique pour ces entreprises françaises obligées de s'adapter et proposer à leurs collaborateurs des solutions adaptées sans jamais perdre de vue l'impérieuse nécessité de s'assurer de la confidentialité et de la sécurité des données exposées.
Pour beaucoup d’employeurs et de collaborateurs, cette situation inédite, qui va s’inscrire dans la durée, n’avait pas été anticipée. Une mise en œuvre non maîtrisée du télétravail peut augmenter considérablement les risques de sécurité pour les entreprises ou organisations qui y recourent. Elle peut même mettre en danger leur activité face à une cybercriminalité qui redouble d’efforts pour profiter de cette nouvelle opportunité.
Restez zen ! Dans toute situation de crise, il est indispensable de conserver son calme et de ne pas céder à la panique au risque de fausser son jugement et de prendre des décisions ou mesures inadaptées, potentiellement inefficaces, voire dangereuses pour l’organisation.
Prenez le temps de la réflexion ! La nécessaire réactivité dans ce type de situation ne doit pas signifier pour autant une précipitation excessive et inconsidérée. Évaluez au mieux les conséquences possibles de vos actions avant de les mettre en œuvre, en ayant conscience des risques induits.
Ne sacrifiez pas votre sécurité à l’efficacité ! Rechercher l’efficacité à tout prix peut engendrer de problèmes de sécurité importants. Ne cédez pas à la facilité. Ayez conscience que la préservation, voire le renforcement, de votre sécurité, est indispensable dans les situations difficiles.
La GED, pour Gestion électronique de Document, est un élément clé du dispositif lié à la gestion du télétravail. Pour de nombreux départements Achats, l'absence d'une GED liée au travail quotidien est un véritable boulet au pied et rend quasiment impossible le travail des acheteurs en télétravail.
La GED met à disposition une multitude de fonctions indispensables au travail à distance tout en préservant les liens indispensables au travail d'équipe, mais nécessite de faire face à quelques difficultés qu'il est indispensable de surmonter pour faire face à un défi qui va durer.
35% des collaborateurs des entreprises françaises qui pratiquaient, avant le COVID-19 le télétravail, considèrent celui-ci comme source d'isolement (Etude Malakoff Médéric 2018). Cela permet d'imaginer ce que peuvent ressentir certains de ces "nouveaux salariés" confrontés à une situation inédite. Ce chiffre peut s'expliquer par le fait que les salariés qui travaillent aujourd'hui à distance sont également des salariés qui travail au quotidien en "open space", largement utilisé par les entreprises exerçant leur activité dans des lieux ou le prix du mettre carré de bureau atteint des sommets.
Dans un tel contexte, la Gestion électronique de Documents a pour mission de mettre à disposition le flux des documents dématérialisés et indispensables aux tâches quotidiennes. Numériser, indexer, classer. La GED construit, aussi, le lien du télétravailleur avec son entreprise et les documents qui lui sont indispensables pour réaliser sa tâche. Véritable plateforme collaborative, elle permet à la fois le travail simultané de plusieurs collaborateurs sur un même document, mais aussi de valider à distance les différentes étapes de validation d'un processus multi-utilisateur et garantit un gain de temps collectif en maximisant l'efficacité.
Pour être efficace, le télétravail doit permettre de conserver l'organisation existante autour des processus quotidiennement utilisés. Le moteur de « workflow » d'une GED permet de faire circuler la bonne information à la bonne personne, qu'il soit sur son lieu de travail, en télétravail ou à l'autre bout du monde.
Réactivité et productivité sont les premiers moteurs de la mobilité en entreprise. La Gestion électronique de Document (GED) est un support indispensable à l'efficacité des collaborateurs dans leurs tâches au quotidien et une aide réelle pour briser l'isolement de certaines catégories de travailleurs.
Ne pas avoir accès aux documents indispensables à son activité dès lors que l'on est à l'extérieur de l'entreprise est le premier frein qui peut être rencontré lors de la mise en oeuvre du télétravail. Être mobile nécessite de pouvoir rester proche de son organisation de ses clients ou fournisseurs. La Gestion électronique de Documents (GED) brise les barrières physiques de l'entreprise en mettant à disposition de la bonne personne les bonnes données. Retrouver en quelques clics n'importe quel document nécessaire à la clôture d'un dossier, mettre à jour celui-ci et garantir à toute personne habilitée à consulter vos travaux d'être en possession de la bonne version d'un dossier, au bon moment.
La GED rend productive la communication transverse et la circulation des documents est ainsi instantanée. De plus, elle permet de maximiser la gestion des documents entrants (contrats, factures fournisseuses...) en automatisant et en standardisant le traitement des flux.
La Gestion électronique de Documents (GED) est aujourd'hui au coeur du dispositif du travail collaboratif et du télétravail. Plus qu’un outil de centralisation, la GED est à la fois garante des bonnes pratiques en gestion de documents dans les entreprises, mais également dans la restructuration des relations Collaborateurs / Entreprise.
Avec le COVID-19, des millions de salariés non pas choisis l'être nomade et se retrouvent aujourd'hui dans une situation ou il est indispensable pour effectuer leur travzial quotidien, d’accéder à l’information en temps réel. Disposer des outils pour supporter cette nouvelle manière de travailler sans remettre en cause les règles et la politique de sécurité relatives à l’accès aux documents devient un véritable enjeu d'organisation.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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