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Deux solutions sont couramment utilisées pour la gestion de catalogues électroniques de produits négociés. La mise en oeuvre du traditionnel catalogue hébergé au sein du système d’information achats de l’entreprise est tout indiqué pour une gestion produit proposant une liste ne dépassant pas quelques centaines de références. Cette solution est particulièrement adaptée pour des achats récurrents et des tarifs stables.
En parallèle, pour gérer des offres très larges de natures d’achats non stratégiques, une organisation de type "Punch Out" proposant une interface dynamique en lien direct avec le site des fournisseurs est plus appropriée. À ce titre, la logique "Punch Out" propose plus de services aux utilisateurs, car directement connectée au système d’information du fournisseur.
L’entreprise dispose ainsi d’une offre mise à jour en temps réel, offrant un accès direct à la logistique du fournisseur permettant d’indiquer avec précision l’état du stock et les délais de livraison associés. De plus, il est possible de proposer à chaque client une interface personnalisée, avec par exemple des listes de produits favoris, un rappel des derniers achats effectués, ou des propositions de produits similaires à des prix inférieurs.
L'optimisation de la gestion de la Commande et de la Facturation permet l’économie de couts administratifs importants. Ainsi, en digitalisant les achats, la validation des demandes d’achats peut être contrôlée au travers d'un système de validation de type workflow (avec validation par montant plafonné ou reposant sur un budget validé en amont avec surveillance au plus juste de la consommation d'un budget), les Commandes peuvent être transmises via un système normalisé d'échanges de Données informatisées (EDI), transmises directement au fournisseur ou par l’intermédiaire d’une place de marché.
Enfin, les factures sont quant à elles soit dématérialisées (factures papier scannées), soit nativement transmises au format électronique. Dans les deux cas, les factures sont transmises par EDI ou par PDF, avec ou sans signature électronique.
Les bénéfices que propose la e-facturation ne sont plus à démontrer. Celle-ci réduit de façon spectaculaire les couts de production et de traitement de celles-ci. Le coût moyen de gestion d’une e-facture sortante est de 5 euros, soit au minimum 3 euros de moins qu’une facture papier. Pour une facture entrante, l’économie est encore plus spectaculaire avec plus de 6 euros d’écart.
Les avantages que procure la digitalisation des achats sont multiples :
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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