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Face à la prolifération des outils informatiques dans l'entreprise et la génération possible de stress, il devient indispensable de canaliser les effets de bord qu'ils entrainent. La mise en place d'une "hygiène digitale" devient une évidence....

Travailler au quotidien sur les pistes d'optimisation de la performance est une préoccupation quotidienne des entreprises. Avec une dégradation constante du bien être au travail, on estime que plus de 60% des salariés en entreprise indiquent être stressés dans l'exécution de leurs tâches quotidiennes, la situation a aussi pour conséquence de faire chuter le nombre de salariés se déclarant motivés par leur activité professionnelle au quotidien.

Dans ce contexte, les entreprises n'ont plus d'autres choix que de faire du bien être au travail, un enjeu pour attirer et fidéliser leurs collaborateurs.

Département Achats - De nombreux défis toujours générateurs de plus de stress...

Les défis auxquels sont confrontés les départements achats dans l'entreprise sont nombreux. Cette multitude d'enjeux est un facteur croissant de pression et de stress pour les acheteurs de toutes natures.

Dans le cadre d'une enquête menée sur les lecteurs de Stratégie Achats sur le dernier trimestre 2019, 468 d'entre eux ont fait part de manière non exhaustive de différents points générateurs de stress :

• Des équipes en sous-effectif (plus de travail avec moins de collaborateurs)
• Des difficultés à recruter dans un contexte de motivation salariale complexe (pourquoi intégrer une organisation en perpétuelle tension ?)
• Une demande toujours plus forte des sollicitions en interne
• Une expertise nécessaire toujours plus grande et une montée en compétence pas toujours structurée en interne (évolution permanente des contraintes réglementaires)
• Un accroissement des risques (dans un contexte réglementaire en perpétuelle évolution et un contexte économique toujours plus risqué)
• Un accroissement des missions des acheteurs et une sollicitation toujours plus forte des directions générales à la contribution au résultat

Dans un tel contexte, des organisations travaillent à la mise en place d'un cadre de travail propice à davantage de sens et de sérénité.

Nombreux des lecteurs de Stratégie Achats remontent la création au sein de leurs organisations de groupes de travail visant à intégrer plus de bien-être dans les missions du quotidien. Ainsi, le bien-être au travail semble être enfin considéré comme un important vecteur d'amélioration de la performance et des actions concrètes, sous la responsabilité de l'entreprise, visent à mettre à disposition les moyens pour inverser une tendance qui semble difficile à inverser.

Aménagement des horaires (limiter les temps de transport de certains collaborateurs en prenant en compte des contraintes géographiques sans pour autant désorganiser l'organisation globale de l'entreprise)

• Télétravail (Évolution sans révolution, dans un pays ou la présence en entreprise sert encore pour certain de mettre étalon de la motivation)
• Co-voiturage (une pratique développée à l'origine par les salariés eux-mêmes et faisant l'objet d'une organisation plus structurée par certaines entreprises)
• Amélioration du cadre de travail (plus d'espace pour travailler, mise en place de mobilier plus adapté aux tâches quotidiennes des équipes...)

Autant d'éléments visant à faire gagner du temps, libérer les esprits des collaborateurs de contraintes matérielles et organisationnelles chronophages, pour rendre la présence en entreprise plus agréable et productive.

La rémunération des collaborateurs ne suffit plus à la motivation. Cette situation est la conséquence des chantiers de structuration des métiers dans l'entreprise menés ces dix dernières années, définissant et structurant les compétences exigées, le cadre de travail et les missions autour de grilles de salaires connues. C'est aujourd'hui à la formation de prendre une part toujours plus importante de la motivation des collaborateurs. Avec une évolution constante des technologies et l'élargissement des marchés, le bien être des collaborateurs passe par la certitude pour eux d'être employable dans les années futures, dans leur organisation actuelle et futures...

Les solutions logicielles au service du bien-être des acheteurs.

Dans l'arsenal des moyens pouvant être déployés dans l'entreprise pour rendre le quotidien des collaborateurs plus agréable, celui des solutions logicielles indispensables au travail joue un rôle crucial. Plus de 40% des lecteurs de Stratégie achats témoignent du manque d'efficacité de leurs solutions Achats (32% d'entre eux étant tributaires des fonctions Achats d'un ERP) et des pertes de temps et d'efficacité par les outils utilisés. Les points noirs sont concentrés sur des fonctions clés pouvant considérablement faire baisser le stress des utilisateurs si celles-ci étaient judicieusement implémentées dans leurs solutions actuelles :

• Absence d'intégration totale ou partielle du processus de construction et de suivi budgétaire dans les solutions utilisées
• Absence de gestion et de suivi dynamique du rapprochement entre budget et réalisé
• Absence ou défaillance des process de validation des engagements
• Fonctions limitées d'aide à la sélection des fournisseurs (gain de temps, sécurisation des choix - Aide à la participation aux résultats)
• Manque d'aide à la gestion des approvisionnements
• Absence de tableaux de bord intégrés facilitant l'aide à l'analyse des dépenses ...

La présence de fonctions évidentes à la performance des Achateurs aurait une contribution directe sur le bien-être, tout en facilitant la réalisation de traitements plus rapides, plus fiable et moins coûteuse.

Pour aider au déploiement de solutions logicielles Achats et en faire un avantage collaborateur en complément de leurs capacités à répondre efficacement aux besoins des acheteurs, l'ergonomie est devenue un élément déterminant du choix. L'expérience utilisateur, matérialisée par les interfaces (écrans) mise à disposition des utilisateurs sont là pour rendre plus intuitive l'utilisation des processus et aide au quotidien à la conduite du changement.