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Mettre en oeuvre la cartographie de son processus Procure to Pay peut sembler difficile à mettre en oeuvre, voir impossible. Cependant, toutes les étapes existent déjà, que celles-ci soient formalisées au sens processus du terme ou utilisé chaque jour de manière naturelle et sans référentiel descriptif. Le plus dur sera sans doute de rassembler à un même endroit le précieux référentiel...

Qu'est ce que le processus Procure to Pay ?

Différentes étapes de base doivent être considérées lors de la cartographie du processus Procure to Pay. En préambule, il est important d'avoir une bonne compréhension de votre processus. Le processus Procure to Pay a pour nature la prise en compte des opérations allant de l'approvisionnement jusqu'au paiement de votre fournisseur. Il englobe, la sélection du fournisseur, la gestion de la commande, la réception du produit ou service commandé jusqu'au paiement associé.

Appelé aussi Purchase to Pay, le processus P2P (Procure to Pay) est encore dans de nombreuses organisations un processus manuel impliquant de nombreux participants et d'opérations. Cependant, l'environnement économique rencontré par toutes les entreprises du monde, quelles que soient leurs tailles ou leurs secteurs d'activités invite à prendre les mesures indispensables à l'automatisation d'un processus aussi global et transversal qu'est le Procure to Pay.

Quelle que soit la manière dont vous allez compartimenter votre processus Procure to Pay, l'important est d'y inclure les fondamentaux qui s'articulent autour de différents éléments clés à clairement identifier.

Sélection fournisseur & approvisionnement (Contrat, Relation...)

De nombreuses actions sont réalisées avant la création d'un bon de commande. Pour imaginer ce que sera l'automatisation de votre processus P2P sur cet aspect, il est nécessaire d'identifier les besoins étapes nécessaires pour arriver à vos fins.

• Qui sont vos interlocuteurs chez votre fournisseur ?
• Quels critères de sélection permettent de choisir celui qui sera élu ?
• Existe-t-il déjà des relations avec le fournisseur potentiellement éligible, et si oui, qui est en charge de celles-ci ?

Une fois votre fournisseur choisi :

• Quels accords (contrat, relations historiques, force de l'habitude...)
• Qui est en charge de la relation avec ce fournisseur ?

Il est intéressant de voir que dès le début de votre réflexion autour de votre process P2P, apparaissent déjà des exigences de conformité Il est essentiel de réussir dès les étapes de sélection et d'approvisionnement.

Achats et commandes.

Votre fournisseur choisi et la partie contractuelle derrière vous, il est important de travailler à l'adaptation de votre process face aux augmentations ou diminutions de commandes. Pensez que certains de vos approvisionnements peuvent être saisonniers. Cela peut être un processus très simple dans sa mise en oeuvre ou se transformer en véritable cauchemar de par l'implication historique et manuelle de celui-ci (perte de temps, retard dans l'obtention d'une ou plusieurs signatures, manque de clarté concernant les règles et la politique de réapprovisionnement.

La cartographie de votre processus P2P est une occasion unique d'identifier les étapes relatives au process d'approvisionnement et d'imaginer son amélioration.

• Comment est créé une demande d'Achat ?
• Qui est décisionnaire vis à vis du montant que vous dépenserez?
• Quels sont les moyens d'approbation de votre demande ? (existe til un budget ? y a til un responsable associé à celui-ci ?
• Comment sont envoyés les commandes à votre fournisseur ?

Réception de biens et services.

Il est important d'élargir au maximum votre process de questionnement. Pensez aux outils que vous utiliserez pour collecter vos réponses.

Les commandes passées, posez-vous les bonnes questions autour de la réception.

• Qualité : Qui est en charge de vérifier la qualité des produits / services réceptionnés ?
• Qui valider ladite qualité et sur la base de quels éléments de mesure ?
• Les délais de réception ont ils été respectés ?
• Y a-t-il des notes de crédit ou des articles défectueux à retourner?
• Quels outils de mesure pour apprécier votre expérience achat ?

Factures et Règlements.

Les produits et/ou services livrés, le règlement doivent être lancés. Les factures seront établies et saisies dans votre système comptable. Les biens ou services livrés sont contrôlés vis-à-vis de ce qui a été commandé. Dans le cadre de la cartographie de votre processus de règlement, considérez qui fait quoi aux différentes étapes du process.

• Quels sont les différents services impliqués pour le règlement ?
• Quels modes de paiement pour vos fournisseurs ?

Vérifiez le montant budgété et validé lors de la commande à celui présent sur la facture finale communiquée par le fournisseur. Ceci est un exemple clair de ce que la cartographie de votre process P2P doit identifier et vous permettre d'automatiser. À ce stade, vous pouvez également en profiter pour y inclure des détails sur la façon dont vous gérez les dépenses internes.

• Comment payez-vous vos salariés ?
• Comment conservez-vous des copies des reçus et des preuves de paiement ?
• Que demandez-vous à voir et qui doit les signer avant d'effectuer le paiement ?

La bonne exécution de votre processus Procure to Pay est essentiel à l'efficacité de votre entreprise. Vous assurer que vous savez comment cartographier le processus P2P en est la clé. Ne pas prendre le temps de décrire clairement votre processus P2P peut entrainer de nombreux problèmes sur l'ensemble de votre organisation. Pour cela, posez-vous les bonnes questions autour de problématiques que vous rencontrez déjà ou que vous pourriez rencontrer.

Savez-vous combien vous dépensez pour vos fournisseurs par rapport à la valeur que cela apporte à votre organisation ? Pouvez-vous accéder à ces informations en appuyant simplement sur un bouton ?

Un processus P2P qui n'a pas été clairement cartographié signifie qu'il est facile de tombée dans le piège de faire des erreurs ou de ne pas respecter les règlementations. Si votre organisation était auditée demain, pourriez-vous vous détendre en sachant que tout le monde dans votre entreprise comprend les règles, les règlements et les suit ?

Combien de bons de commande perdus ou saisies incorrectement avez-vous rencontrés ? Savez-vous vraiment combien de personnes sont impliquées dans votre process P2P ? Comprennent-ils tous les étapes et les exigences définies ? S'il y a un problème de règlement demain, savez-vous à qui en parler?

Rien de plus chronophage que les litiges fournisseurs et les retards de paiement. Ils ne sont pas bons pour votre réputation et vos fournisseurs doivent être payés. Tout cela peut être facilement évité si vous avez un système en place qui fonctionne bien. Vous n'êtes peut-être même pas au courant des problèmes rencontrés par vos fournisseurs et de votre personnel tant que vous n'aurez pas pris le temps de définir votre processus Procure to Pay.

Lorsque vous examinez la place que représente dans votre organisation votre processus d'approvisionnement et de paiement, vous commencez à comprendre pourquoi il fait partie intégrante de toute votre organisation. La livraison de biens et de services fait partie de chaque département. Le bon déroulement de tout processus P2P est la clé d'une entreprise efficace et rentable.

Trop d'organisations, quelles que soient leur taille ou leur secteur d'activité hésitent encore à digitaliser leur processus Procore to Pay.

Pour beaucoup, la tâche elle-même semble accablante. Le P2P affecte chaque partie de votre entreprise et beaucoup ne savent souvent pas où commencer. En cartographiant votre processus, vous ouvrez le champ des possibles. Vous identifiez les personnes clés de votre organisation, les limites et les goulots d'étranglement dans votre organisation.

Un processus Procure to Pay clairement défini signifie :

• Que Vous avez un meilleur contrôle sur le déroulé des process de votre organisation
• Qu'il existe de réelles voies de communication entre les départements de votre organisation et que chacun comprend son rôle.
• Que la mise en place d'un approvisionnement et des paiements efficaces rendront votre entreprise plus compétitive sur le marché et améliorera sa réputation.
• Que vous êtes en mesure d'Identifier plus facilement les coûts cachés et les pistes d'économies
• Que vous gagner en temps et en fiabilité
• Que vous êtes mieux protègé contre les problèmes de conformité et de risque.

Ce ne sont là que quelques-uns des avantages associés à la digitalisation de votre processus Procure to Pay.