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La gestion électronique de documents, ou GED, est une solution logicielle qui permet de numériser, de stocker, de classer, de rechercher et de partager les documents d’une entreprise.

La GED peut vous aider à optimiser votre organisation et votre productivité, en vous offrant de nombreux avantages :

• Vous gagnez du temps et de l’espace, en évitant les impressions, les photocopies, les classeurs et les armoires. Vous accédez à vos documents en quelques clics, depuis n’importe quel appareil et n’importe où.
• Vous réduisez les coûts et les risques, en économisant du papier, de l’encre, de l’énergie et du matériel. Vous sécurisez vos documents, en les protégeant contre la perte, le vol, l’incendie ou le piratage.
• Vous améliorez la qualité et la fiabilité, en évitant les erreurs, les fraudes, les doublons et les litiges. Vous assurez la conformité, en respectant les normes et les réglementations en vigueur.
• Vous renforcez la collaboration et la communication, en facilitant le partage, l’échange et la validation des documents. Vous favorisez le travail en équipe, en impliquant tous les acteurs du processus documentaire.

La GED est donc une solution qui vous permet de gérer vos documents de manière efficace, simple et sécurisée. Elle vous aide à optimiser votre organisation et votre productivité, en vous faisant gagner du temps, de l’argent et de la performance.

Quels sont les types de documents que vous pouvez gérer avec la GED ?

La GED vous permet de gérer tous les types de documents que vous utilisez dans votre activité, qu’ils soient internes ou externes, qu’ils proviennent de sources différentes, qu’ils soient au format papier ou numérique. Voici quelques exemples de documents que vous pouvez gérer avec la GED :

• Les documents administratifs, tels que les factures, les devis, les bons de commande, les contrats, les courriers, les formulaires,
• Les documents techniques, tels que les plans, les schémas, les notices, les fiches produits, les rapports, les procédures,
• Les documents commerciaux, tels que les catalogues, les brochures, les flyers, les offres, les présentations, les témoignages,
• Les documents juridiques, tels que les statuts, les règlements, les conventions, les autorisations, les certificats,
• Les documents comptables, tels que les bilans, les comptes de résultat, les budgets, les relevés bancaires, les pièces justificatives,
• Les documents RH, tels que les contrats de travail, les bulletins de paie, les fiches de poste, les évaluations, les formations, etc.

La GED vous permet de gérer tous les documents qui sont utiles ou nécessaires à votre entreprise, quel que soit leur nature, leur origine ou leur format.

Comment fonctionne la GED ?

La GED fonctionne selon un cycle qui comprend quatre étapes principales :

• La numérisation, qui consiste à transformer les documents papier en fichiers numériques, à l’aide d’un scanner ou d’un appareil photo. La numérisation permet de réduire l’encombrement, de faciliter l’accès et de préserver les documents.
• L’indexation, qui consiste à attribuer des mots-clés, des catégories, des dates, des auteurs, etc. aux documents numérisés, afin de les identifier et de les classer. L’indexation permet de retrouver facilement les documents, en fonction de critères de recherche.
• Le stockage, qui consiste à enregistrer les documents numérisés et indexés dans une base de données, sur un serveur, un cloud ou un disque dur. Le stockage permet de conserver les documents, en les protégeant contre les accès non autorisés, les modifications indésirables ou les suppressions accidentelles.
• Le partage, qui consiste à diffuser les documents stockés aux personnes concernées, par e-mail, par lien, par réseau, etc. Le partage permet de communiquer les documents, en respectant les droits et les permissions de chaque utilisateur.

La GED vous permet donc de gérer vos documents de manière simple et efficace, en suivant un cycle qui vous garantit la qualité, la sécurité et la disponibilité de vos documents.