Avis d'experts
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LE PORTAIL THÉMATIQUE DÉDIÉ A LA FONCTION ACHAT DANS L'ENTREPRISE
NDLR - Certains de nos lecteurs nous ont signalé la stigmatisation que pouvait avoir la terminologie "Arnaque à la Nigériane". Nous sommes conscients que le contexte mondial nous invite à trouver parfois des mots alternatifs à des terminologies usuelles. Dans un souci de clarté à notre article, nous avons fait le choix de garder ce terme peu élégant, mais conforme à sa signification. À ce titre, l'intelligence report du 20 mars 2018 (consultable via l'image dans notre article) a pris bien moins de "gants" que nous. Vous trouverez pour information complémentaire le lien de la DGCCRF.
https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/Publications/Vie-pratique/Fiches-pratiques/Fraude-nigeriane
Minimisez les risques et déjouez les tentatives : Actions et préventions
Dans le cadre de la traditionnelle fraude au président, la séparation des rôles dans les outils de paiement est généralement suffisante pour minimiser au maximum les risques.
Concernant la fraude au fournisseur, rien n'est moins simple et il n’existe malheureusement pas de solution miracle. Seul un éventail de bonnes pratiques peut permettre d'échapper aux mauvaises surprises :
Votre objectif premier doit être de disposer de processus cibles (Know Your Supplier) capables de contrôler votre risque.
Formaliser différentes règles simples - Sources BNP Paribas
Règle de base : Authentifier tout changement de compte bénéficiaire (qui peut vous être notifié par courrier, par lettre recommandée, par email, sur la facture, par téléphone, etc.) La plupart des entreprises demandent ainsi à la comptabilité fournisseur (ou au service achats) de réaliser un contre-appel à l’interlocuteur habituel auprès du fournisseur afin de vérifier la validité du changement de compte.
Bien entendu, ce contre-appel est réalisé en utilisant des coordonnées sûres, et non celles communiquées sur la facture ou la notification de modification de compte.
De plus, certaines organisations appliquent des bonnes pratiques additionnelles, par exemple :
A noter : de nombreuses entreprises exigent un relevé d’identité bancaire ou une attestation de la banque pour authentifier le nouveau compte. Attention cependant : il est extrêmement facile pour un fraudeur de produire un faux R.I.B. ou une fausse attestation bancaire. C’est pourquoi certaines entreprises prennent le soin de demander cette attestation directement à la banque (sans garantie de réponse ou de délai de traitement…).
Il est prudent, voire indispensable d’en faire plus, et d’étendre ces procédures de « Know Your Supplier » à la gestion des coordonnées servant aux contre-appels ou aux adresses email servant à communiquer avec vos fournisseurs :
A noter : en créant des adresses emails qui ressemblent à la vôtre et à celle de votre fournisseur, le fraudeur peut parvenir à s’intermédier dans vos échanges avec votre fournisseur. Lorsque vous envoyez un email à votre fournisseur, le fraudeur le reçoit et le transmet à votre fournisseur, et vous transmet de même sa réponse. Dans ce cas, l’illusion est parfaite !
Des outils de gestion efficaces
Pour mettre en place de telles procédures, chaque entreprise doit utiliser des outils adaptés à sa taille et son organisation :
Renforcement de la culture du risque
Les procédures et les outils ne font pas tout. Les fraudeurs sont très imaginatifs et persévérants, et ils exploitent quasiment toujours la faille humaine. Pour mettre en échec ces escrocs, il est donc essentiel de s’appuyer sur vos collaborateurs, qui sont la première ligne de défense de votre entreprise.
Il convient donc de sensibiliser et former les collaborateurs (sans oublier les nouveaux arrivants et intérimaires) aux risques de fraude au fournisseur (y compris en leur montrant des exemples concrets et variés), et aux procédures de « Know Your Supplier » que vous avez mis en place. Pour ceci, n’hésitez pas à demander à votre chargé d’affaires notre kit de formation « La fraude au virement ».
Pour mettre en échec les fraudeurs, et protéger vos clients qui pourraient eux-aussi être victimes, il convient également de ne pas communiquer d’informations aux escrocs. Il faut donc sensibiliser vos collaborateurs aux risques de diffusion d’information, et leur apprendre :
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