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Aujourd'hui, les ERP sont systématiquement mis en concurrence avec des solutions procure-to-pay dédiées, dont la profondeur fonctionnelle et l'interopérabilité seront bien supérieures aux fonctions dites "universelles" de l'ERP... Mais la profondeur fonctionnelle n'est pas le seul point fort des solutions P2P dédiées, la simplicité d’utilisation et sa capacité à se "tordre" aux particularités de votre organisation est un élément clé d'un tel choix...
Les fonctions disponibles et natives d'une solution Procure to Pay vont bien au-delà de ce que peut proposer un ERP, par définition généraliste. Gestion de demandes d’achats multi-canal, réception multicanal des factures, workflow d'automatisation des tâches complexes et chronophages , amélioration du travail collaboratif, accès aux données multi-support (tablettes, mobile,...).
Comme précédemment démontrées, l'attractivité et la simplicité d’utilisation d’une solution Procure to Pay est un élément clé d’adhésion des utilisateurs. Pouvoir rapidement et facilement réapprovisionner les biens et services indispensables au bon fonctionnement d'une organisation c'est à la fois, un gain de temps, la réduction de dépenses sauvages - La CCISM de Papeete réalise 1M€ d’économies dès sa première année d'utilisation de la solution P2P de l'éditeur PhD Business Solutions - la bonne mise en oeuvre d'une politique achat, des opportunités de négociation avec ses fournisseurs, sur la base d'indicateurs pertinents et suivis et visibilité 360° sur les dépenses de l'entreprise.
De multiples fonctionnalités simplifient le quotidien de la Direction des Achats. Ainsi, le contrôle du budget permet aux approbateurs d'être informés de l'impact des demandes sur leurs budgets, avant même que les achats ne soient réalisés. La réception multicanal des factures permet de s’adapter aux besoins et à la capacité de ses fournisseurs, accélère le taux de dématérialisation des factures et réduit les tâches administratives inhérentes au traitement papier.
Fluidifier les processus en réduisant les délais et augmenter les capacités de traitement d’un service de comptabilité fournisseur est un des objectifs auquel doit répondre votre solution de Procure to Pay (Extraction automatique des données, Rapprochement des commandes, factures et réceptions, Gestion des litiges, Imputation automatique des factures sans commande, Mise en place de plan de paiement pour les factures récurrentes...).
Les entreprises multisites et/ou multiactivités sont souvent organisées autour de systèmes d'information hétérogènes. Il est ainsi courant pour l'entreprise de s’appuyer sur un système d’information composé de plusieurs ERP et/ou systèmes comptables. Cette situation n’est pas un frein à une gestion uniforme et contrôlée des dépenses, si tant est que ces différents systèmes puissent s’échanger automatiquement et intelligemment des données.
Faire le choix d'une solution permettant de s’interfacer de manière transparente à n'importe quelle solution logicielle sans qu’il soit nécessaire de solliciter durablement vos équipes informatiques ou celles d'un prestataire tiers est essentiel au choix de votre future solution Procure to Pay.
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Avis d'Expert - EcoSystème - RSE - Stratégie Achats - GED
Faire appel à un expert en approvisionnement et achats peut s'avérer très bénéfique pour une entreprise. Il peut apporter une expertise spécifique et une vision globale sur les différents aspects de l'approvisionnement et des achats, permettant à l'entreprise de prendre des décisions stratégiques et d'optimiser ses performances.
Pour avoir une influence positive sur l'écosystème de réapprovisionnement, les entreprises doivent favoriser les relations durables et éthiques avec les fournisseurs, favoriser l'innovation en collaboration avec les fournisseurs, favoriser une logistique durable, mettre en place une gestion efficace des risques et favoriser la diversité et l'inclusion.
La Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) décrit la manière dont les entreprises intègrent les préoccupations sociales et environnementales dans leur activité économique, en favorisant les achats durables, en renforçant leur réputation, en améliorant leur productivité et en favorisant la diversité et l'inclusion. La RSE peut apporter de nombreux avantages en matière d'achats durables dans l'entreprise.
Une stratégie autour du réapprovisionnement permet à une entreprise d'optimiser ses coûts, d'améliorer la qualité de ses produits et de ses fournisseurs, de diversifier ses sources d'approvisionnement, de rationaliser et automatiser ses processus d'achat, de développer des relations durables avec ses fournisseurs, de gérer efficacement ses stocks, d'identifier les opportunités d'achat groupé et d'anticiper les tendances du marché pour répondre aux besoins futurs.
En utilisant la GED, les entreprises peuvent automatiser les processus de gestion de documents, ce qui permet de réduire les erreurs et d'augmenter la productivité. Les processus de traitement de documents tels que les approbations, les signatures électroniques et les paiements peuvent également être automatisés, accélérant les processus d'affaires. La GED permet également de faciliter la collaboration et la communication au sein de l'entreprise en permettant un accès en temps réel aux documents, où que l'on se trouve.
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Grâce à Internet, les gens peuvent travailler plus efficacement lorsqu'ils utilisent des outils informatiques. En travaillant avec le cloud computing, le courrier électronique et les sites Web, les entreprises de toutes tailles peuvent développer leurs marchés et trouver de nouveaux clients. S'assurer que la cybersécurité fait partie de tout plan de cloud computing ou de site Web est important pour chaque entreprise. Le vol d'informations numériques est devenu la fraude la plus fréquemment signalée. Il surpasse le vol physique en termes de fréquence. Chaque entreprise qui utilise Internet doit créer un environnement de travail sécurisé qui renforce la confiance des entreprises et la confiance des consommateurs.
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